Overheidsinstanties hebben vaak het doel om het volledige budget dat ze voor het jaar hebben toegewezen gekregen, aan het einde van het jaar uit te geven. Dit verschijnsel staat bekend als het “gebruiken of verliezen” fenomeen. Er zijn verschillende redenen waarom dit gebeurt, maar het is belangrijk om te begrijpen waarom dit kan leiden tot verspilling en inefficiëntie.
Een van de belangrijkste redenen voor het uitgeven van het volledige budget aan het einde van het jaar is dat overheidsinstanties vrezen dat hun budget anders zal worden verlaagd in het volgende jaar. Als ze hun budget niet volledig uitgeven, kan dit door de hogere autoriteiten worden gezien als een teken dat de instantie minder geld nodig heeft dan eerder werd aangevraagd en toegekend. Daarom willen overheidsinstanties hun volledige budget besteden om ervoor te zorgen dat ze dezelfde of een hogere toewijzing krijgen in het volgende jaar.
Een andere reden is dat overheidsinstanties, net als bedrijven, hun prestaties worden gemeten op basis van de uitgaven die ze doen. Als een overheidsinstantie haar budget niet volledig uitgeeft, kan het worden geïnterpreteerd als een teken dat de instantie niet efficiënt werkt. Dit kan leiden tot negatieve feedback, verminderde financiering of minder verantwoordelijkheid.
Een derde reden is dat het budget van overheidsinstanties vaak is opgebouwd uit verschillende soorten uitgaven, waaronder investeringen en operationele kosten.
Investeringen zijn vaak meerjarige uitgaven die vaak niet binnen één jaar volledig kunnen worden benut. Als gevolg hiervan kunnen overheidsinstanties zich teveel richten op operationele kosten, waaronder: de inkoop van materialen, diensten en personeelskosten. Dit zijn kosten die inzichtelijker zijn en die gemakkelijker binnen één jaar kunnen worden besteed.
Hoewel het volledig uitgeven van het budget aan het einde van het jaar op korte termijn kan leiden tot betere resultaten in termen van financiering en prestaties, kan dit op de lange termijn leiden tot inefficiëntie, verspilling en een gebrek aan flexibiliteit.
Door de nadruk te leggen op het volledig uitgeven van het budget aan het einde van het jaar, kunnen overheidsinstanties kansen missen om efficiënter en effectiever te werken. Er kan bijvoorbeeld minder aandacht worden besteed aan het optimaliseren van processen en het zoeken naar manieren om kosten te besparen.
Meer of minder budget?
Om deze uitdagingen te overwinnen, is het belangrijk dat overheidsinstanties hun budgetteringsprocessen herzien en op zoek gaan naar manieren om meer flexibiliteit en transparantie in te bouwen.
Een betere integratie van investeringsplannen en operationele uitgaven kan helpen om de uitgaven te spreiden en inefficiëntie te verminderen. Het invoeren van prestatie-indicatoren die de efficiëntie meten in plaats van alleen de uitgaven, kan ook helpen om de focus te verleggen.
De hogere autoriteiten die de budgetten bepalen kunnen ook kijken naar andere factoren: zoals het uit te voeren beleid en de doeltreffendheid van bepaalde uitgaven.
Bijvoorbeeld de wildgroei aan overheidsgerelateerde websites. Vaak wordt er op het einde van het jaar er nog even een website ‘uit de grond gestampt’ om het budget op te maken. Dit zijn (financiële) keuzes waarvan de doeltreffendheid meetbaar is via bezoekersstatistieken. De lage bezoekersaantallen zullen uitwijzen dat deze websites weggegooid belastinggeld zijn.